Wer keine Prioritäten setzt, ist verloren.
Egal, ob beruflich oder privat.
Denn die Welt heute bietet um ein Vielfaches mehr Möglichkeiten und Aufgaben als wir bewältigen können.
Hinzu kommt die Arbeitsverdichtung in den meisten Organisationen – getrieben durch Rationalisierungszwang und eine Knappheit bei qualifizierten Arbeitskräften.
Heißt: Die gleiche Arbeit muss mit weniger Personal erledigt werden.
Die Arbeitsgeschwindigkeit zu erhöhen, geht nur bedingt und ist selten nachhaltig.
Daher bleiben nur zwei Optionen:
1. Prozesse optimieren, um sie zu vereinfachen und unnötige Schritte herauszunehmen.
2. Priorisieren, um sich auf die wichtigen Themen zu konzentrieren.
Beim Priorisieren erlebe ich regelmäßig 5 Fehler, die dazu führen, dass die Priorisierung unwirksam wird.
Es wird keine Priorität gesetzt
Ich erlebe regelmäßig Führungskräfte, die sich die „Flexibilität spontan auf Gegebenheiten reagieren zu können“ nicht nehmen lassen wollen und deshalb keine klaren Prioritäten vorgeben.
Das endet meist in verwirrten und frustrierten Mitarbeitenden und einem Bereich, der stets in einem reaktiven Modus bleibt.
Bahnbrechende Ergebnisse und Verbesserungen des Bereichs bleiben aus.
Es gibt mehr als ein Thema mit „Prio 1“
Ein Klassiker: 10 Themen auf "Prio 1".
Aber: Wenn alles Priorität hat, hat nichts Priorität. Denn die Aufgabe einer Priorisierung ist es, eine EINDEUTIGE Reihenfolge festzulegen.
Bei mehreren Themen auf Prio 1 ist das nicht gegeben.
Prioritäten sind nicht klar kommuniziert
Häufig sind Prioritäten zwar gesetzt, aber lediglich im Kopf der Führungskraft.
Das macht die Prioritäten unwirksam.
Damit Prioritäten wirksam sind, müssen sie kommuniziert und einheitlich verstanden werden.
Sowohl innerhalb des eigenen Bereichs als auch im Rest der Organisation.
Es wurde kein Puffer für ungeplantes eingebaut
Ungeplante Aufgaben und Notfälle sind unvermeidbar.
Wurde für solche Aufgaben kein Puffer bei der Kapazitäts- und Aufgabenplanung eingebaut, führt jeder dieser Vorfälle zu einer Verschiebung der Prioritäten, zu Verwirrung und Ineffizienzen.
Daher sollte ein gewisser Kapazitätspuffer für ungeplantes eingeplant werden.
Es wird ignoriert, dass Priorisieren auch „Nein-Sagen“ bedeutet
Auch wenn wir es gerne anders hätten, aber Prioritäten zu setzen bedeutet gleichzeitig „Nein“ zu „Nicht-Prioritäten“ zu sagen.
Leider wird dies „Nein“ selten explizit ausgesprochen. Stattdessen versuchen wir uns mit Aussagen zu retten wie: „wir nehmen es mit auf die Liste und kümmern uns später drum“.
Dadurch belügen wir jedoch unsere Mitmenschen und uns selbst.
Wir müssen lernen, explizit „nein“ zu Themen sagen, die nicht zu unseren Prioritäten gehören.