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Heute werde ich dir ein Prinzip vorstellen, welches dir helfen kann:
- deine Zeit (und die deines Teams) effektiver und effizienter zu nutzen.
- die Störungen in deinem Bereich zu verringern und dadurch eure Leistungsfähigkeit zu erhöhen.
- die Prozesse in deinem Bereich zu stabilisieren und dadurch eure Zuverlässigkeit zu erhöhen.
- möglichen Stress bei dir und deinen Mitarbeiter zu reduzieren.
Klingt gut?
Dann lass uns direkt einsteigen.
Das Prinzip, um welches es heute geht, lautet:
„Trenne Stabiles von Instabilem.“
oder anders ausgedrückt:
„Trenne Störungsfreies von Störungsanfälligem.“
Seinen Ursprung findet dieses Prinzip im Lean Management, bei dem eines das Bestreben ist: stabile Prozesse zu schaffen und dadurch die Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit von Organisationen zu erhöhen.
Anwendung findet das Prinzip aber in jedem Bereich (egal ob Vertrieb, Entwicklung, Administration, Produktion, Einkauf, Service etc.)
Und das Prinzip lässt sich nicht nur auf Prozesse anwenden, sondern unter anderem auch auf:
- Produkte
- Tätigkeiten
- Maschinen oder Anlagen
- Märkte
- Lieferanten
- Kunden
(Im Folgenden werde ich von stabilen „Dingen“ sprechen, um alle diese Themen einzuschließen.)
Du kannst das Prinzip auch für dich auf persönlicher Ebene nutzen, nämlich im Umgang mit deiner Zeit. Dazu gleich mehr.
Warum es ein Problem ist, wenn Stabiles mit Instabilem zusammenkommt
Stabile Dinge
Stabile Dinge haben den Vorteil, dass sie meist reibungslos und effizient funktionieren.
Sie benötigen keinen (oder wenn überhaupt wenig) Aufwand zur Reaktion auf Störungen, Unvorhergesehenes oder Probleme.
Außerdem können stabile Dinge (zum Beispiel durch Automation oder Prozessoptimierungen) oftmals effizient gestaltet werden.
In Summe bedeutet das: stabile Dinge sind planbar und benötigen verhältnismäßig wenig Aufmerksamkeit für Problem Beseitigung.
Instabile Dinge
Instabile Dinge hingegen benötigen verhältnismäßig viel Aufmerksamkeit und Zeit.
Sie kommen meist ungeplant und verlangen schnelles Handeln.
Um dir ein paar konkrete Beispiele zu geben:
Instabile Produktionsprozesse: Technische Prozesse, die störungsbehaftet sind und dadurch vermehrt zur Nacharbeit, Ausschuss oder Produktionsausfällen führen
Instabile Produkte: Produkte, deren Absatz stark fluktuierend ist
Tätigkeiten: Tätigkeiten, deren Ablauf anfällig für Unterbrechungen ist (z. B. weil Informationen erst eingeholt werden müssen, oder weil man auf andere Personen warten muss)
Maschinen oder Anlagen: Anlagen, die störanfällig sind und dadurch vermehrt zur Nacharbeit, Ausschuss oder Produktionsausfällen führen
Märkte: Absatzmärkte, die starken Schwankungen unterliegen
Lieferanten: Lieferanten, die vermehrt Probleme in Qualität oder Liefertreue haben
Kunden: Kunden, die sporadisch kaufen oder häufig Sonderwünsche haben
Wenn stabile Dinge mit instabilen Dingen aufeinandertreffen
Das große Problem, wenn Stabiles und Instabiles aufeinandertreffen, ist, dass beides nicht mehr so bedient werden kann, wie es nötig wäre.
Noch schlimmer: sie beeinflussen einander negativ.
Stabile Dinge sind wie bereits angesprochen planbar. Werden sie hingegen mit instabilen Dingen zusammengebracht, verlieren sie ihre Planbarkeit.
Denn die instabilen Dinge werden meist umgehend mit voller Aufmerksamkeit bedient.
Sie drängen sich zwischen die stabilen Dinge und nehmen damit die Ressourcen weg (z. B. Zeit, Aufmerksamkeit).
Dadurch entsteht eine Verschiebung bei den stabilen Dingen – und sie selbst werden instabil, da sie nicht mehr planbar sind.
Ein Beispiel:
Stabile Tätigkeit:
Eine Präsentation vorbereiten (bei der du die Inhalte und Struktur bereits kennst und nur noch die Folien erstellen musst).
Instabile Tätigkeit:
E-Mails beantworten (da du vorher den Aufwand nicht kennst und während des Beantwortens neue E-Mails hinzukommen können).
Wenn du, während du die Präsentation erstellst, auf eingehende E-Mails reagierst, verlängert sich die Zeit, die du zum Erstellen der Präsentation benötigst.
Noch schlimmer: Du musst dich jedes Mal wieder neu in das Thema hineindenken.
Wenn du auf eine eingehende E-Mail reagierst, musst du dich zuerst in den Sachverhalt hineindenken, der für das Beantworten der E-Mail notwendig ist.
Sobald du damit fertig bist, musst du dich wieder in die Präsentation hineindenken. Wo warst du nochmals? Was wolltest du gerade schreiben oder erstellen?
Laut dem Wissenschaftler, Gastdozent und Buchautor Gerald Weinberg kostet uns das Hin- und Herspringen zwischen zwei Themen ca. 20 % an Produktivität.
Zudem können sich durch das Hin- und Herspringen zwischen E-Mails und Präsentation erstellen Fehler in beide Tätigkeiten einschleichen.
Natürlich kann auch das Stabile dazu führen, dass das Instabile leidet.
Denn wenn das Abarbeiten des Stabilen es nicht ermöglicht, schnell auf das Instabile zu reagieren, kann dadurch ein Nachteil für das Instabile entstehen.
Ein klassisches Beispiel dazu ist der Fall, wenn Unternehmen oder Bereiche den „Support“ als Nebengeschäft sehen und ihr (stabiles) Tagesgeschäft in der Priorität über die Supportanfragen stellen.
Dadurch entstehen kritische Wartezeiten bei den Supportanfragen, die wieder zu Unzufriedenheit und Problemen beim Support-Suchenden führen.
Wie du siehst, bringt es immer Probleme mit sich, wenn Stabiles mit Instabilem vermischt wird.
Schauen wir uns als Nächstes an, welche Möglichkeiten du hast, Stabiles von Instabilem zu trennen:
Wie du Stabiles von Instabilem trennen kannst
Trennung nach Ressourcen:
Die erste Möglichkeit Stabiles von Instabilem zu trennen ist, beides über unterschiedliche
Ressourcen zu bedienen.
Beispiele können sein:
Im produzierenden Umfeld:
Aufteilung der Produktionsanlagen (bei Redundanz) nach stabil laufenden Produkten und weniger stabil laufenden Produkten.
Aufteilung der Produktionslinien oder der Produktionswerke nach Saisongeschäft und konstantem Geschäft.
Aufteilung des Instandhaltungspersonals in Instandhalter für Routinewartungen und Instandhalter zur Störungsbeseitigung.
In nicht produzierenden Bereichen:
Aufteilung der Mitarbeitenden/ des Teams, sodass ein Teil des Teams sich um das stabile Geschäft kümmert, während der andere Teil das instabile Geschäft übernimmt.
Separate Mitarbeitende für Tätigkeiten, deren Natur instabil und unplanbar ist (wie Hotline, Support, Service etc.).
Zeitliche Trennung:
Die zweite Möglichkeit ist es, Stabiles von Instabilem zeitlich zu trennen.
Das bedeutet, das Stabile zu anderen Zeiten zu bearbeiten wie das Instabile.
Beispiele können sein:
In der Produktion:
Fix definierte Zeiträume für stabile Produkte und geplante Produktionsaufträge und separate Zeiträume für instabile Produkte oder Eilaufträge.
In nicht produzierenden Bereichen:
Einführung von Fokus Zeiten, in denen Störungen zu vermeiden sind.
Zeitlich definierte Zuständigkeiten für die Übernahme von instabilen Tätigkeiten – Mitarbeiter A ist morgens zuständig, Mitarbeiter B mittags (wie z. B. Hotline, Support, Service).
Bei deiner eigenen Zeiteinteilung
Einplanen von Zeitblöcken, in denen du stabile Tätigkeiten erledigst (und Instabiles fernhältst).
Einplanen von Zeitblöcken, in denen du instabile Tätigkeiten angehst (Firefighting etc.).
Home-Office mit Kindern (teilweise) zu Hause:
Nutzen der Zeiten, in denen die Kinder außer Haus sind oder ihren Mittagsschlaf machen für stabile Themen, die ununterbrochene Konzentration und Fokus benötigen (z. B. Ausarbeiten von Unterlagen, Präsentationen, Entwicklung, Konzeptionsarbeit etc.).
Während die Zeit, in denen potenziell Störungen durch die Kinder entstehen können, für weniger instabile Tätigkeiten genutzt werden kann (wie z. B. E-Mails oder andere Nachrichten beantworten, Routinetätigkeiten …).
Jetzt kennst du das Problem, wenn Stabiles und Instabiles zusammentreffen und kennst Möglichkeiten, beides voneinander zu trennen.
Ein guter Zeitpunkt, um aktiv zu werden:
Action Zone
- Wie du aktiv werden kannst -
In deinen persönlichen Tätigkeiten:
Analysiere deine derzeitigen Tätigkeiten in deiner Führungsrolle:
Welches sind Tätigkeiten, die stabil laufen?
Welches sind Tätigkeiten, die instabil sind?
Mach dir Gedanken, wie du die Tätigkeiten voneinander trennen kannst:
Welche Tätigkeiten (v.a. instabile) kannst du abgeben?
Wie kannst du deine stabilen von deinen instabilen Tätigkeiten trennen?
Mache dir einen Plan, um das umzusetzen.
Setze den Plan um.
In deinem Bereich:
Analysiere deinen Bereich:
Was sind die instabilen „Dinge“?
Was sind die stabilen „Dinge“?
Mach dir Gedanken, wie du das Stabile von dem Instabilen trennen kannst:
Wie kannst du die verfügbaren Ressourcen entsprechend aufteilen?
Wie kannst du Stabiles von Instabilem zeitlich trennen?
Erkläre deinen Mitarbeitenden das Prinzip: „Stabiles von Instabilem zu trennen.“
Involviere deine Mitarbeitenden beim Beantworten der oben genannten Fragen.
Erstellt einen Plan, um das umzusetzen.
Setzt den Plan gemeinsam um.
Jetzt viel Spaß beim Reflektieren und Anwenden.
Alles Gute,
Niko