#004: 4 unbestreitbare Tatsachen über deine Zeit

Newsletter vom 5. August 2023

Lesezeit: 10 Minuten (die dein Leben verändern werden!)

In dem Führungsimpuls heute wird es um das Thema Zeit gehen.

Und nein, ich werde dir kein magisches Zeitmanagement Werkzeug an die Hand geben, welches dir 20 Stunden mehr die Woche verspricht.

Warum nicht? Weil Zeitmanagement Werkzeuge nicht unser Kernproblem mit der Zeit lösen…

(🤫 ich werde dir etwas viel wertvolleres an die Hand geben, etwas, das jedes Zeitmanagement-Tool um Welten schlägt.)

Jetzt fragst du dich vielleicht „was ist das Kernproblem?“. Das wirst du nach dem Lesen dieses Beitrags verstanden haben. 😉

Was du außerdem heute (kennen-)lernen wirst:

  • 4 unbestreitbare Tatsachen, die deine Einstellung zur Zeit grundlegend verändern werden.
  • Wie du dich im Umgang mit deiner Zeit selbst belügst.
  • 4 Wege, wie du deinen Umgang mit deiner Zeit verbessern kannst.
  • Wie du zukünftig entspannt pünktlich in den Feierabend gehen kannst (auch wenn deine To-do-Liste noch nicht abgearbeitet ist).

Vorab: Einen Großteil der Erkenntnisse in diesem Führungsimpuls verdanke ich dem Buch „4000 Wochen“* von Oliver Burkeman.

"4000 Wochen" und “How Will You Measure Your Life”* (aus der ersten Ausgabe der Führungsimpulse) sind 2 meiner Top 5 einflussreichsten Bücher.

Ich kann dich leider nicht dazu zwingen, die Bücher zu lesen… Aber vielleicht kann ich dich durch den Impuls heute neugierig genug machen, dass du sie aus freien Stücken liest.

Genug des Vorgeplänkels - nun zu den…

4 unbestreitbare Tatsachen über deine Zeit

1. Deine Zeit ist begrenzt

Das Problem bei unserem Umgang mit unserer Zeit ist, dass wir häufig gegen unbegrenzte Kapazitäten planen.

Was heißt das?

Deine Zeit auf dieser Erde ist begrenzt: ca. 4000 Wochen – oder 28.000 Tage zu je 24 Stunden.

An den 24h je Tag lässt sich nicht viel ändern.

(Die 4000 Wochen lassen sich mit gesundem Lebensstil und etwas Glück in der Gen-Lotterie um 500–1000 Wochen verlängern … mehr zu dem Thema kommt in zukünftigen Ausgaben der Führungsimpulse.)

Also … 24h je Tag … jeden Tag. (Kein Zeitmanagement Tool ändert daran etwas)

Im Idealfall verbringst du davon:

  • ca. 8 Stunden im Bett
  • ca. 8 Stunden bei der Arbeit und
  • den Rest mit Essen, Körperpflege und in Lebensbereichen, die dir wichtig sind (Familie, Sport, Freunde, Vereine, Hobbys etc.)

Befassen wir uns mal mit den 8h Arbeit (die sich bei vielen Führungskräften leider auf 10–14 Stunden ausdehnen).

Wenn wir diese 8 Stunden „Soll-Arbeitszeit“ den To-do-Listen der meisten Führungskräfte gegenüberstellen, enthalten die To-do-Listen Arbeit für mehrere Wochen mit fiktiven 24 Stunden Arbeitstagen.

… und dann ist immer noch nicht alles erledigt, was man eigentlich alles machen könnte oder sollte.

Und hier liegt genau das Problem:

Die Menge an Dingen, die wir tun KÖNNTEN, übersteigt unser Zeit Angebot um ein Vielfaches.

Beim Zusammenstellen unserer To-do-Liste (egal ob niedergeschrieben oder in Gedanken) stellen wir uns aber selten die Frage, ob wir für eine neue Aufgabe überhaupt die Zeit haben.

Es kommt fleißig alles auf die Liste.

Entweder versuchen wir dann die wachsende Liste durch Überstunden abgearbeitet zu bekommen …

… oder wir sagen uns, dass wir die Themen angehen, „wenn wir uns die Zeit dafür freigeschaufelt haben“. (Siehe dazu Tatsache #4)

Aber der Berg an Aufgaben wächst fleißig weiter.

Die Antwort des klassischen Zeit Managements lautet: „Arbeite an deiner Produktivität und du wirst deine offenen Aufgaben bewältigen.“

Tatsache ist jedoch: Es gibt mehr zu tun, als du Zeit hast.

⇒ DAHER WIRST DU NIEMALS ALLES ERLEDIGT BEKOMMEN.

Beim ersten Lesen fühlt sich diese Tatsache wahrscheinlich frustrierend an.

Aber du wirst gleich verstehen, dass die Akzeptanz dieser Tatsache dich besser im Umgang mit deiner Zeit macht.

Denn, du wirst aufhören, dich selbst zu belügen: mit dem Glauben, du könntest irgendwann alles erledigt bekommen. (Das Fatale an dem Glauben ist: Er führt dazu, dass du jede mögliche Aufgabe auf deiner Liste sammelst.)

Außerdem wirst du anfangen, deine Zeit als begrenzte Ressource zu sehen.

Aus der Frage:

„Was könnte oder sollte ich alles machen?“

wird

„Was sind die essenziellen Dinge, für die ich meine begrenzte Zeit einsetzen möchte?“

Das zwingt dich zum bewussten Nein-Sagen zu nicht essenziellen Themen.

Schließlich ist es besser „nein" zu den nicht essenziellen Themen zu sagen, als ihnen nachzugehen und dafür die essenziellen Dinge immer weiter auf „morgen“ zu verschieben.

Dadurch reduziert sich deine To-do-Liste auf die wirklich wichtigen Themen.

Jetzt verstehst du hoffentlich das Problem des klassischen Zeitmanagement-Ansatzes:

Der klassische Zeitmanagement-Ansatz geht davon aus, dass:

  1. du unbegrenzt Kapazitäten hast,
  2. die Anzahl an Aufgaben endlich ist und
  3. du durch produktiveres Arbeiten deine Aufgaben schneller abarbeiten kannst, als neue entstehen.

Klassische Zeitmanagement Tools sehen also das Kernproblem in der individuellen Produktivität.

Dabei liegt das Kernproblem der Zeit jedoch darin, dass deine verfügbare Zeit deutlich kleiner ist, als die Menge möglicher Aufgaben.

Ein Ansatz zum besseren Umgang mit deiner Zeit muss also damit beginnen, die Anzahl an möglichen Aufgaben zu limitieren.

Gleichzeitig muss er sicherstellen, dass du dich nur um Themen kümmerst, die zu deinen Prioritäten gehören.

Action Zone

Wie du diese Tatsache für dich nutzt

  • Akzeptiere deine zeitlichen Grenzen & lerne damit umzugehen, dass Aufgaben ungelöst bleiben werden, anstatt dich selbst unter Druck zu setzen.
  • Priorisiere MASSIV, wofür du deine Zeit nutzt.
  • Sage bewusst „nein“ zu den nicht priorisierten Themen.
  • Akzeptiere, dass du schwere Entscheidungen treffen werden musst (welche Aufgaben du nicht erledigen wirst) – und triff sie.
  • Erkenne an, dass deine Arbeitszeit mit ca. 8h begrenzt sein sollte. Das zwingt dich dazu, noch stärker zu priorisieren und auf das Wesentliche zu fokussieren. Und denk daran, du wirst niemals ALLES erledigt bekommen. Du wirst zum Feierabend immer offene Themen haben. So What!

2. Arbeit erstreckt sich über die Zeit, die du ihr gibst.

Diese Tatsache ist auch unter dem Namen „Parkinson’sche Gesetz“ bekannt:

„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

Diese Tatsache erlebst du vor jedem Urlaub.

Normalerweise bekommen wir am letzten Tag vor unserem Urlaub so viel erledigt, wie sonst in einer gesamten Woche.

Warum ist das so?

Der Urlaub dient uns als „harter Anschlag“ für unsere Aufgaben.

Ohne einen harten Anschlag:

  • lassen wir uns leichter ablenken (Social Media, Nachrichten, Flurfunk, Kaffee-Tratsch …).
  • beschäftigen wir uns mit Dingen, die nicht unbedingt zu unseren Prioritäten gehören.
  • nehmen wir wahrscheinlicher Themen an, für die wir eigentlich keine Zeit haben.
  • verfallen wir in den Perfektionismus.
  • verschieben wir unbequeme – aber wichtige – Themen so lange, bis sie auf natürliche Weise einen Endtermin bekommen.

Haben wir hingegen einen harten Anschlag in Form einer Frist oder einer Begrenzung unseres Zeitkontingents (z. B. durch pünktlichen Feierabend) sind wir automatisch gezwungen zu priorisieren, wofür wir unsere Zeit einsetzen wollen – und was gerade keine Priorität hat.

Wir sind viel mehr gewillt „nein“ zu sagen zu Themen, für die wir (egal wie) keine Zeit haben.

Parkinson'sche Gesetz

Action Zone

Wie du diese Tatsache für dich nutzt

  • Arbeite viel stärker mit zeitlichen Begrenzungen
    1. Plane Meetings mit einer „sportlich“ kurzen Dauer und erlaube keine Überschreitung des geplanten Meeting-Endes.
    2. Zwinge dich dazu, pünktlich in den Feierabend zu gehen (z. B. durch Blocker in deinem Kalender oder durch private Verabredungen, die sich nicht absagen oder verschieben lassen).
  • Grenze die Dauer von Aufgaben ein:
    1. Schaffe dir künstlichen Zeitdruck für Aufgaben, die in deine Prioritäten fallen.
    2. Sieh diesen Zeitplan als verbindlich, gib alles dafür ihn einzuhalten (außer deinen Feierabend 😉).

    • 3. Zeit hast du nicht – du musst sie dir nehmen.

    „Hast du mal kurz Zeit?“

    Wie oft hast du diesen Satz schon gehört?

    Fakt ist: weder du noch ich haben Zeit „herumliegen“.

    Meistens investieren wir unsere Zeit in dem Moment, in dem wir die Frage gestellt bekommen, bereits in etwas anderes.

    Das heißt, wenn wir der Person, die ein Anliegen hat, unsere Zeit geben wollen, müssen wir sie woanders wegnehmen.

    Leider sind wir uns dessen oft nicht bewusst.

    Unser Umgang mit der Zeit ist tatsächlich ein kontinuierliches Balancieren von Abstrichen.

    Wenn wir uns Zeit für eine Sache nehmen, können wir sie in dem Moment nicht für eine andere Sache aufbringen.

    Das gilt natürlich nicht nur beim Reagieren auf Anliegen unserer Mitmenschen.

    Sondern auch für Themen, die zu unseren Prioritäten gehören.

    Wie oft höre ich Aussagen wie: „Ich habe keine Zeit für Sport/Weiterbildung/Familie/ …

    Diese Aussage basiert auf der falschen Prämisse, dass wir einen Überschuss an Zeit hätten

    Die korrekte Aussage wäre: „Ich nehme mir keine Zeit für X, sondern setze meine Zeit für andere Aktivitäten ein.“

    Häufig erlebe ich, dass diese „anderen Aktivitäten“ meistens nicht zu den priorisierten Themen der Personen gehören. (Social Media, Chatten, TV, Nachrichten, Videospiele etc.)

    Daher ist es wichtig, Folgendes zu akzeptieren:

    • Wenn du Zeit in deine Prioritäten investieren möchtest, musst du sie dir aktiv nehmen.
    • Wenn du dich mit anderen Themen (die nicht zu deinen Prioritäten gehören) beschäftigst, steht dir diese Zeit nicht mehr für deine Prioritäten zur Verfügung.

    Wenn du nicht entscheidest, wofür du deine Zeit verwendest, wird für dich entschieden.

    Es kommt noch drastischer: Wenn du nicht entscheidest, wofür du deine Zeit verwendest, wird für dich entschieden.

    Dieses Phänomen kannst du ganz einfach beobachten, indem du dir mal für einen Arbeitstag absolut nichts vornimmst und einfach nur auf das reagierst, was kommt.

    Ich bin mir sicher, dass dein Arbeitstag ebenso voll sein wird (wenn nicht sogar voller), als wenn du ihn planst.

    Mit dem Unterschied: Du wirst nur „für andere“ gearbeitet haben, nicht aber an deinen Prioritäten.

    Wenn du also sicherstellen willst, dass du selbst über deine Zeit bestimmst (um sie für deine Prioritäten einzusetzen), musst du dir die Zeit bewusst nehmen (heute und in Zukunft – z. B. durch Terminblocker).

    Action Zone

    Wie du diese Tatsache für dich nutzt

    1. Rufe dir immer wieder ins Bewusstsein, dass du Zeit nicht hast, sondern sie dir aktiv nehmen musst.
    2. Entwickle ein Bewusstsein dafür, worauf du verzichten musst, wenn du Aktivitäten nachgehst, die nicht in deine Prioritäten fallen.
    3. Wäge bewusst ab, ob die Themen es wert sind, oder ob ein Nein in diesem Fall angebracht wäre, damit du deine Prioritäten schützt.
    4. Blockiere dir Zeit für dich und deine Prioritäten. 
      1. Setze dir Zeitblocker und verteidige diese mit allem, was du hast. Beispiele für Zeitblocker können sein: 
        1. Zeit für deine Familie (Blocker für deinen Feierabend)
        2. Zeit für die Arbeit an Prioritäten-Themen (z. B. Fortschrittsthemen oder Strategie- & Verbesserungsprojekte)
        3. Zeit für deinen Sport / dein Hobby
      2. Starte klein (z. B. mit einem Thema). Wenn du diesen Blocker zuverlässig einhältst, nimm dir das nächste Thema vor.

    4. Der Tag, an dem du „jede Menge freie Zeit haben wirst“ wird nie kommen.

    Die letzte Tatsache über deine Zeit beruht darauf, dass wir die Neigung haben, die Zeit, die wir in der Zukunft haben, zu überschätzen.

    Dadurch nehmen wir uns mehr vor, als wir tatsächlich leisten können.

    Wenn wir etwas momentan nicht erledigt bekommen, sagen wir uns, dass wir es zu einem späteren Zeitpunkt tun werden („… wenn ich alles andere abgearbeitet habe“).

    Ohne zu berücksichtigen, dass zu diesem späteren Zeitpunkt unsere Zeit ebenfalls begrenzt sein wird (und bis dahin neue Themen auf den Tisch gekommen sind, die unsere Zeit beanspruchen).

    Wir belügen uns damit in gewisser Weise selbst.

    Das führt zu zwei Problemen.

    1. Wir schleppen kontinuierlich einen Ballast an Dingen (Projekte, Aufgaben, Vorhaben, Reiseziele, …) mit uns, die wir „dann mal“ angehen wollen.
    2. Wir verschieben Dinge, die uns eigentlich wichtig sind, auf einen späteren Zeitpunkt - „wenn wir uns die Zeit dazu freigeschaufelt haben“.

    Dieser Ballast aus Punkt 1 führt häufig zu einer Unzufriedenheit, da er uns immer wieder bewusst macht, wie viel wir doch eigentlich noch vorhaben.

    Ein typisches Beispiel zu dem 2. Punkt ist das Verschieben unseres Glücks. Oft genug erlebe ich, wie Menschen ihre Karriere priorisieren - mit dem Vorwand:

    „Wenn ich den nächsten Karriereschritt erreicht habe, kann ich etwas langsamer machen und habe dann wieder mehr Zeit für meine Familie.“

    (…oder Hobbies, Sport, Gesundheit)

    Dieser Fall tritt (ohne eine vorherige Intervention) jedoch NIE ein.

    Wodurch die Kindheit der Kinder verpasst wird, Familien zu Bruch gehen, die Gesundheit in Mitleidenschaft gezogen wird und Sinneskrisen entstehen.

    Oliver Burkeman drückt es in seinem Buch schön aus:

    „Es gibt keinen Zeitpunkt in der Zukunft, an dem du auf magische Weise mit allem fertig sein und jede Menge freie Zeit haben wirst.“

    Ich weiß, das zu akzeptieren schmerzt im ersten Moment.

    Aber wenn du diese Tatsache akzeptiert hast, führt das dazu, dass du bewusster damit umgehst, was alles auf „deine Liste“ kommt und erkennst, dass es Themen gibt, die sich nicht auf später verschieben lassen.

    Action Zone

    Wie du diese Tatsache für dich nutzt

    1. Akzeptiere, dass deine Zeit begrenzt und endlich ist (heute UND in der Zukunft).
    2. Lass nur „Dinge“ auf deine Liste:
      1. die es wert sind, dass sie draufstehen.
      2. bei denen du dir sicher bist, dass du die Kapazität hast, sie zu erfüllen.
    3. Überlege dir, bei welchen (für dich persönlich wertvollen) Themen du dich bisher belogen hast, indem du sie auf einen späteren Zeitpunkt in der Zukunft verschoben hast (Familie, Gesundheit, Leidenschaften …). Gib ihnen HEUTE schon die höchste Priorität und nutze die ersten 3 Tatsachen, um sie HEUTE zu realisieren.

    Das war es für heute.

    Wenn es dir so geht wie mir, als ich das Buch „4000 Wochen“* das erste Mal gelesen habe, wird es einige Zeit brauchen, bis du das Gelesene „verdaut“ hast.

    Vielleicht musst du den Newsletter auch ein 2. oder 3. Mal lesen, um alles aufzunehmen.

    Das ist OK und wichtig! Denn wenn du die 4 Tatsachen in dein Leben integrierst, wird sich dein Verhältnis zu deiner Zeit massiv ändern:

    • Du wirst anfangen, viel bewusster mit deiner Zeit umzugehen.
    • Du wirst deine Zeit viel mehr für das, was dir wichtig ist, einsetzen.
    • Du wirst entspannter wegen offener Aufgaben sein und
    • dadurch wird sich eine Zufriedenheit und innere Ruhe bei dir einstellen.

    Jetzt viel Spaß beim Reflektieren und Anwenden.

    Alles Gute,
    Niko

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